La méthode agile pour l'Office Manager 🌟

En tant qu'Office Manager, nous avons parfois l'impression de nous disperser et de ne jamais être "focus" :

Alors qu'on commence à peine à travailler sur le suivi hebdomadaire de la trésorerie, on reçoit un message d'un collaborateur pour une carte Swile perdue, on est marqués dans un canal Slack pour une question sur un contrat, et dans le même temps, le standard téléphonique sonne avec un client au bout d'une fil pour discuter d'une facture. 🤯

Quand on a raccroché avec le client, on découvre 2/3 nouveaux mails arrivés dans l'intervalle : la banque pour une question sur un virement, le cabinet comptable pour demander certaines pièces justificatives, et Payfit qui répond à une question paie.

On gère petit à petit toutes les demandes, les heures passent, et à la fin de la journée on se rend compte que le suivi trésorerie n'a pas avancé d'un chouïa... 😱

➡ L'Office manager passe son temps à switcher entre des sujets et des interlocuteurs très différents tout au long de la journée 🤹‍♀, et il peut parfois être difficile de prioriser les urgences parmi toutes les sollicitations que l'on reçoit chaque semaine.

Cette "ultra-polyvalence", on l'a choisie, et c'est même personnellement ce qui m'a le plus séduite lorsque j'ai découvert le métier d'Office Manager. ☺️

Alors pour être toujours au top de ma performance, et organiser un minimum mes journées et mes semaines, en tant qu'Office Manager j'ai choisi d'utiliser une méthode de développement agile, plus précisément la méthode Kanban.

Kan-quoi ? 😄

➡ La méthode Kanban est beaucoup utilisée en développement agile. C'est une méthode très visuelle puisque chaque tâche à réaliser est notée sur un post-it, déplacé successivement dans des colonnes en fonction du statut de la tâche : principalement "à faire", "en cours", ou "fait". Ce n'est pas plus compliqué que ça !

En tant qu'Office Manager, cela m'aide énormément à visualiser en un coup d'oeil l'ensemble des tâches actuelles de mon Scope. Cela m'aide aussi à m'"auto-valoriser" quand j'ai l'impression de ne pas avancer. 🙂

Il y a plein de petites astuces :

• Ranger les tâches les plus importantes ou les plus urgentes en haut de chaque colonne (puis ranger les tâches par ordre d'importance au sein de la colonne),

  
  

• Attribuer des étiquettes pour regrouper les tâches de même "nature" (RH, Finances...),

  
  

• Ecrire des petites notes au sein même de la tâche (ex : "en attente du retour de Paul suite mail envoyé le 24/11),

  
  

• Mettre de la couleur, pour que ce soit encore plus visuel (et parce-que ça donne la pêche!) 🌈

  
  

Voilà mon Kanban du moment, ça donne envie de s'y mettre dès demain non ? 🙂

Amandine