JE PRENDS EN MAIN
Prendre le relais d'un poste complexe pendant un congé maternité
ESN · 50 collaborateur·rices · 3 agences
Marcq en Baroeul (siège)
Accompagnement récurrent - 3 jours par semaine
Dans le cadre d’un congé maternité, j’ai repris un poste d’Office Manager à temps plein au sein d’une ESN répartie sur 3 agences. Après une période de passation, j’ai pris en charge seule l’ensemble du périmètre pendant plusieurs mois, avant d’accompagner progressivement le retour de la salariée.
Le contexte
Remplacer une Office Manager à temps plein pour 50 collaborateurs répartis sur 3 agences ne s'improvise pas. La complexité ne venait pas seulement de la facturation très technique (suivi des jours travaillés & refacturation) ou du suivi RH, mais du risque de rupture : l'entreprise ne pouvait pas se permettre de voir ses process ralentir, ou de perdre des informations cruciales pendant ce congé maternité. Il fallait sécuriser le poste pour que l'absence passe (presque) inaperçue.
Ma manière d'intervenir
1. J'absorbe l'écosystème avant de plonger
Pas de place pour l'à-peu-près : pendant plusieurs semaines de passation avec l'Office Manager en poste, j'ai assimilé les outils, la culture d'entreprise et surtout la mécanique très spécifique de leur facturation client pour être 100% opérationnelle le jour.
2. Je maintiens le cap, en toute autonomie
Une fois seule aux commandes (3 jours/semaine), j'ai sécurisé tout le back-office : facturation clients, paiements des factures, nombreux onboardings, tickets restaurant, paie, et demandes des équipes. Le weekly avec le CEO permettait de trancher rapidement sans jamais ralentir la machine.
3. Je prépare un retour serein
Un bon remplacement, c'est aussi savoir rendre les clés. J'ai documenté toutes les évolutions et créé un guide de passation clair pour que la salariée retrouve ses marques instantanément à son retour.
Ce que cela a permis
Une continuité absolue pour l'équipe
Pendant plusieurs mois, les 50 collaborateurs n'ont subi aucune friction. Leurs demandes étaient traitées, l'administratif avançait dans les délais, et la direction gardait l'esprit libre.
Une facturation client sécurisée
Malgré la technicité du domaine de l'ESN, les flux financiers (facturation, relances, éléments de paie) ont été maintenus avec la même rigueur, sans erreur ni retard.
Une reprise sans stress
La salariée n'a pas retrouvé une montagne de dossiers en retard. Grâce au travail en parallèle et au guide de passation, elle a pu reprendre son poste en douceur et en confiance.
Ce que je retiens de cette mission
Une mission de remplacement réussie, pour moi, c'est une mission où l'absence finit presque par ne plus se voir : les sujets continuent d'avancer, les équipes savent à qui s'adresser et la personne qui revient retrouve un fonctionnement qu'elle peut reprendre sereinement.